السلام عليكم
مشروع نظام الاتصالات الإدارية وأرشفة الوثائق صمم لخدمة الهيئات و المؤسسات العامة والخاصة لإتمام عمليات تداول المعاملات بين الإدارات و الموظفين بسرعة و فاعلية ، والعمل علي تنظيم المعاملات والمكاتبات لتيسير التعامل داخل المؤسسة من جانب والتخاطب مع المؤسسات الآخري من جانب أخر
وينقسم البرنامج إلى عدة أقسام
المعاملات الواردة
المعاملات الواردة لصادر
المعاملات الصادرة
المعاملات الصادرة لوارد
التوجيه
الأرشيف والمسح الإلكتروني للمعاملات
أولا : المعاملات الواردة
• يستخدم في تسجيل وتبويب المعاملات الواردة بصورة رسمية أو مكتبية من خارج المؤسسة ويتم التسجيل عن طريق موظفي الاستقبال بالاتصالات الإدارية حيث يقوم الموظف المختص بعملية استلام المعاملة الواردة وإدخالها على الحاسب ليحصل على رقم المعاملة أوتوماتيكيا من الحاسب، ويقوم بالمسح الضوئي للمعاملة ومرفقاتها وتخزينها وحفظها على الحاسب، مع كتابة أسم كل مرفق عند الحفظ
• ترسل البيانات التعريفية أوتوماتيكيا للمعاملة إلى صندوق مسئول التوجيه، مع إصدار إنذار تنبيه على حاسبه بوجود معاملات في صندوقه يراد التعامل معها
(ويستحسن أن يكون صندوق المسئول مفتوح دائما ليراها تلقائيا )
• يقوم المسئول بدراسة المعاملة توجيه كل معامله إلى صندوق المسئول الموجه إليه المعاملة، مع نفس الإنذار السابق ذكره ويقوم بالتوقيع الإلكتروني على التوجيه
• يقوم المسئول الموجه إليه المعاملة بدراستها وإبداء الرأي أو طلب إيضاحات وخلافه ثم يقوم بتوجيهها إلى من يقوم بالكلوب، مع نفس الإنذار السابق ذكره ويقوم بالتوقيع الإلكتروني على التوجيه.
• وتتكرر هذه الخطوات حتى تصل إلى آخر مرحلة، يقوم المسئول عن آخر مرحلة بعد نهاية استكمال المطلوب إما بحفظها أو تصديرها إلى جهة خارجية (وفي هذه الحالة تعتبر معاملة صادرة).
ثانيا : المعاملات الوارد لصادرة
• يتم فيها تنفيذ جميع الإجراءات الموضحة في بند المعاملات الواردة غير أنه يتم ربط المعاملة الواردة مع المعاملة الصادرة لنفس الموضوع.
ثالثا: المعاملات الصادر
• يقوم موظفي الاستقبال بالاتصالات الإدارية باستلام المعاملة المراد إصدارها وإدخالها على الحاسب ليحصل على رقم المعاملة أوتوماتيكيا من الحاسب، ويقوم بالمسح الضوئي للمعاملة ومرفقاتها وتخزينها وحفظها على الحاسب إن لم تكن مرفقاتها تم مسحها سابقا، مع كتابة أسم كل مرفق عند الحفظ
رابعا : المعاملات الصادرة لوارد
• يتم فيها تنفيذ جميع الإجراءات الموضحة في بند المعاملات الصادرة غير أنه يتم ربط المعاملة الصادرة مع المعاملة الواردة لنفس الموضوع.
خامسا التوجيه
• لكل موظف في البرنامج صندوق معاملات خاصة به يتم عرض جميع المعاملات المحالة إليه للعمل عليها ويستطيع الموظف تحويل المعاملة على حسب الصلاحيات المتاحة لدية ولا يمكن تخطى الصلاحية فا المدير العام يستطيع تحويل المعاملة إلى جميع مديري الإدارات ومدير الإدارة يستطيع تحويل المعاملة إلى اى مدير إدارة أخرى أو إلي المدير العام أو جميع الموظفين بداخل الإدارة عنده فقط وبالنسبة للموظف لا يستطيع تحويل المعاملة إلا لموظف في نفس الإدارة التي يعمل بها أو تحويلها إلى مدير الإدارة فقط ثم يقوم مدير الإدارة بعمل تحويل إلى موظف أخر أو إلى مدير أدارة أخرى أو إلى المدير العام
سادسا الأرشيف والمسح الإلكتروني للمعاملات
• القسم الخاص والمسئول عن إدارة الملفات والمستندات التي تم أرشفتها ووصفها سواء بجانب المعاملات أو تم أرشفتها في سجلات الحفظ بصورة مستقلة مع بيان سجل الحفظ ونوع المرفقات وتحديد مستوي السرية ، مع دعم سحب المستندات بالصورة الضوئية
( Scanner ) ودعم السحب المتعدد (Feeder ) كما يمكن سحب الوثائق بأنواع عديدة على سبيل المثال ملف أكروبات ، بجانب إمكانية تسجيل أي نوع من المستندات
( ملفات ورد –ملفات إكسل - ملفات ملتيميديا – الخ )
مرفق بعض الصور الخاصة بالبرنامج
للتفاصيل وطلب النسخة على البريد الالكتروني التالى
waleedhm_80@hotmail.com
