دعوة للمساعدة

بسم الله الرحمن الرحيم

مراجع البحث و مصادره

تم الحصول على معلومات البحث من خلال هذا الموقع من خلال شبكة الإنترنت

http://dssworld.jeeran.com

بالتحديد فى الفصل الأول و الثانى ....و ما توفيقى إلآ بالله

( مقدمة البحث )

من الأهمية بمكان معرفة الآلية التي تتميز بها الألفية الثالثة وهى الاهتمام بنظم المعلومات والحاسبات و التي تؤدى المعلومات و الحاسبات الآلية إلى التقدم و سرعة تدفق البيانات والمعلومات التي تؤثر تأثير مباشر في صدور القرارات الإدارية المؤثرة تأثيرا مباشرا على المشروع.

و مما لا شك أن ثورة تكنولوجيا المعلومات تتقدم و تطور بسرعة هائلة فلابد من الجهة الإدارية أن تواكب ذلك التطور والتقدم حتى يكون لها باستمرار السبق في هذا المجال و بالتالي تكون قادرة على تزويد و دعم التقدم العلمي في مجال تشغيل معالجة البيانات للإفراد و الجهات المختلفة الحكومية منها و الخاصة التي تتعامل معها لكي يسعى لتحقيق مطالبها و أهدافها عن طريق تدفق المعلومات المالية و الاقتصادية الملائمة لاتخاذ القرارات.

في الماضي كانت الموارد المادية و الكوادر البشرية هي أهم الموارد التي تحتاجها المنشآت (الشركات والمؤسسات والوزارات ) في أعمالها ولكن في هذه الأيام برز دور المعلومات، وأصبحت المعلومات ضرورية جدا للقيام بالعمليات والأنشطة المختلفة داخل المنشأة.

فإجراء العمليات المختلفة – من تخطيط وتنظيم واتخاذ قرارات وتشغيل – يتطلب التعامل مع حجم كبير من المعلومات إن استعمال التكنولوجيا المستخدمة محليا عملية مرهقة و طويلة المدى و هي تتطلب إجراءات مختلفة بعضها يتوقف على الحكومة مباشرة وبعضها الآخر على المشاركة النشطة للتنمية العمرانية و شركات المقاولات أو منشأة أخرى قائمة.

ولكن التوجيه و الأشراف و المتابعة يجب أن يأتيان من الحكومة وفيما يتعلق بمساهمة التكنولوجيات المستخدمة محليا في (........) فان الدور الذي تطلع به الحكومة يبغى ضروريا لإيصال التكنولوجيات إلى تلك الجهات وثمة أمر آخر يجب ألا يغيب عن البال و هو انه بينما تحتاج مؤسسات البحث و التنمية إلى الضبط و المراقبة و التقييم في مجال استخدام التكنولوجيا.

وحيث أن ازدهار الحاسبات الإلكترونية مع التطور المستمر الهائل أدى إلى استخدامها في جميع المجالات والوحدات العاملة في نشاط الاقتصادي و لذلك فقد حدثت ثورة الكترونية في العالم في عناصر النظام المحاسبي.

يعتمد هذا البحث على إظهار دور الموازنات التخطيطية كإعداد تقديرات العمليات المنشئة المستقبلة لفترة زمنية محددة في صورة خطة مالية شاملة تعتبر الموازنة أداه رقابية يتم على أساسها متابعة الأداء الفعلي كوحدة متكاملة وقد تم اختيار حالة عملية للتطبيق وهى شركة (.................)التابعة للشركة (..........)و البناء التي تتبع لوزارة الاستثمار.

( الهدف من البحث )

تعتبر نظم الحاسب الآلي الدراسية التي لها أهمية لإظهار المجالات التي تساعد مختلف الوحدات الاقتصادية في انجاز جميع الأعمال لجميع المشروعات العملاقة على اختلاف إشكالها و إغراضها ذلك من خلال حصر التكاليف عن طريق ترشدها للموازنات التخطيطية للحصول على اقل تكلفة ممكنه .

وكذا إعداد الموازنات لكل من :-

1. المبيعات.

2. المشتريات.

3. مخزون الإنتاج التام و مخزون الإنتاج الغير التام.

4. موازنة التدفقات النقدية .

وتلك الموازنات التي تهمنا في البحث يتم إعدادها من خلال تجميع و تشغيل البيانات من خلال نظم المعلومات الآلية والتي تعتبر من التكنولوجيا الحديثة و التي لها أثرها الواضح في سرعة اتخاذ القرار و أن هذا البحث يبين العلاقة بين نظم المعلومات الآلية باستخدام بيانات التكاليف و الموازنات التخطيطية بهدف دعم اتخاذ القرارات كما نوضح أيضا دراسة عملية مما قد قومنا بتقديمه على شركة المعادى للتنمية و التعمير و تعتبر نظم المعلومات الإدارية من أهم أسس الإدارة في عملية اتخاذ القرار حيث تستغرق المعلومات وقت قليل و دقة متناهية مما يساعد الإدارة في حل المشاكل على درجة كبيرة من الكفاءة و السرعة ولذلك فان تلك القرارات تساعد على تحقيق الاحتياجات الأزمة لكافة إغراض المنشأة كوحدة متكاملة تهدف إلى التوافق الزمني من النتائج و المجهود لتحقيق الهداف الاستثمارية التي تساعد في التقدم العلمي و التكنولوجي للمنشأة .

من تلك الأهداف ما يلي :-

1. المحافظة على نشاط المنشأة و مدى استمراري بنجاح دون تعرضها لمخاطر التصفية .

2. خدمة إدارة المنشاة عن طريق توفير ما تحتاجه من معلومات تعتمد عليها في اتخاذ القرارات .

3. توفير الوقت و الجهد على إدارة المنشأة في جمع البيانات الخاصة بالتكاليف و الموازنات التخطيطية و ذلك باستخدام برنامج الحاسب الآلي.

4. دعم قرارات المنشأة بتقديم المعلومات الدقيقة التي تساعد على اتخاذ القرار السليم لصالح المنشأة.

كما إن الهدف من البحث هو تحقيق نظم المعلومات الآلي بهدف دعم اتخاذ

القرار التي تتمثل في الآتي :-

1. تحقيق مبدأ الاعتماد على التبوء عند إعداد الموازنات .

2. تحقيق مبدأ ربط الموازنة بفترات محددة بغرض الرقابة .

3. تحيق مبدأ شموليه الموازنة بنشاط المنشأة .

4. تحقيق مبدأ ترجمة الموازنة في صورتها المالية.

و تتحدد أهمية تحقيق التوازن بين التكاليف و الموازنات للمبيعات و المشتريات و الإنتاج التام و الإنتاج الغير التام و قائمة التدفقات النقدية في نجاح المنشأ حيث تتحقق أهمية تلك الموازنات لزيادة نشاط الشركة من زيادة الوحـدات السـكـنية و زيادة إنتاجية العامل بمعدل يتناسب مع التكلفة مما يساهم بزيادة أرباح الشركة و الفائض القابل للتوزيع ويبرز دور الحاسوب في خدمة الإدارات الحديثة في كونه الأداة التي تعالج المعلومات وتتحكم في عمليات حفظها واسترجاعها ودور الحاسوب في خدمة المعلومات ونظم المعلومات وتعتمد مساهمة المعلومات في كافة أعمال وأنشطة المنشأة على جودة هذه المعلومات فإذا كانت جودة المعلومات أقل من المستوى المطلوب فإن مستخدم هذه المعلومات في موقف خطر إذا اعتمد عليها في اتخاذ القرار ، وقد يؤدي استخدام هذه المعلومات إلى مشاكل أخرى في الإدارة وللمساعدة في فهم وتقييم قيمة المعلومات يمكن تحديد عدة عوامل تؤخذ في الاعتبار لأنها تمثل شروط خصائص .

وخصائص المعلومات الجيدة: -

1- سهولة وسرعة الحصول على المعلومات:- فإذا كان جهد الحصول على هذه المعلومات كبيراً ، فقد تتأخر المعلومات وتصبح تكلفة الحصول عليها باهظة جداً.

2- الشمول:- وهو يشير إلى كمال المعلومات حيث يلزم توفر كل المعلومات المطلوبة لاتخاذ قرار ما.

3- الصحة:- وهو يشير إلى درجة خلو المعلومات من الخطأ ، فالمعلومات الخاطئة قد تؤدي إلى اتخاذ قرارات خاطئة.

4- الدقة:- وهو يشير إلى درجة الدقة التي يمكن الوصول إليها والتي تتناسب مختلف المستخدمين ومختلف التطبيقات فبعض المعلومات يجب أن تكون دقيقة مثل راتب الموظف ومقدار البدلات التي يستلمها. وبعض المعلومات يمكن أن تكون تقريبية مثل عدد السكان في المدينة.

5- الملائمة:- وتشير إلى ملائمة المعلومات لطلب المستخدم حيث يجب أن تكون المعلومات ملائمة لموضوع البحث.

6- الوقت المناسب:- وهو يشير إلى وقت توفر المعلومات للإجابة على استفسار معين ، حيث يجب توفر المعلومات في الوقت المناسب لاتخاذ قرار أو إجراء نشاط ما.

7- الوضوح:- وهو يشير إلى الدرجة التي يجب أن تكون فيها المعلومات خالية من الغموض ، فالمعلومات الغامضة يصعب الاستفادة منها.

8- المرونة:- وهو يشير إلى قابلية المعلومات على التكييف لاستخدام أكثر من مستخدم وفي أكثر من تطبيق.

9- عدم التحيز:- وهو يشير إلى خلو المعلومات من التحيز ، فالمعلومات المنحازة تؤدي أيضا إلى اتخاذ القرارات الخاطئة.

10- قابلية القياس:- وهو يشير إلى طبيعة المعلومات المنتجة من نظام المعلومات وإمكانية قياسها في شكل كمي حتى يمكن الاستفادة منها خاصة في النماذج والحسابات الرياضية.

ومن أجل تدعيم أعمال وأنشطة أي منشأة يصبح من الضروري تطوير نظم للمعلومات تضع المعلومات في متناول يد من يحتاج إليها إن المعلومات المنتجة من نظم المعلومات يجب أن تتوفر فيها الشروط والخصائص السابقة حتى يمكن الاعتماد عليها في اتخاذ القرارات أو في إجراء أية عمليات أو أنشطة داخل المنشأة.

**********************************************************

(((((((وستظل المعلومات هي الدعم الأساسي لصانعي ومتخذي القرار. إن تطور تكنولوجيا صناعة المعلومات والطفرة الكبيرة في أساليب نقلها وتداولها والإمكانيات الهائلة للحاسبات الآلية بمختلف أشكالها، وظهور التطبيقات الجديدة ونظم المعلومات ودعم اتخاذ القرار... كل ذلك سيساعد ذلك كثيرا في الوصول إلى القرار الأفضل في الوقت المناسب للتعامل مع الأزمات والكوارث والحوادث الطارئة........)))))))

********************************************************

( أهمية البحث )

- ملحوظة لكل من يقرأة هذا الموضوع السطرين التاليين هاميين جدا في حياتنا لها دنيا و اخرة و الله اعلم-

المعلومات هي العنصر الأساسي الذي يقلل الشك ويزيد من درجة الثقة في موقف أو قرار معين وتتحدد قيمة المعلومة بمقدار

الخسائر الناجمة عن عدم معرفتها.

وقد تطور في الآونة الأخيرة استخدام الحاسب الآلي وما صاحبه من طفرة كبيرة في تكنولوجيا المعلومات. ومن ثم أمكن تصميم النماذج الرياضية المعقدة المتخصصة، التي تستفيد من سرعة ودقة الحاسب الآلي في تنفيذ التطبيقات المختلفة، التي يتم فيها تناول قدر هائل من البيانات الوصفية والرقمية .

تعتبر المعلومات من الموارد الهامة مثل رأس المال والأفراد وغيرها من الموارد التنظيمية. ويميز المورد المعلومات بأنه لا يكتسب قيمته من شكله المادي الملموس ولكن بما يمثله أو يعبر عنه، ويستخدم الباحث أو المدير أو متخذ القرار المورد المعرفي في إدارة وتوجيه هذا المورد لتحقيق الهدف المطلوب في الوقت المناسب. وإدارة الأزمة شأنها شأن أي نشاط إداري يتطلب القيام به توافر البيانات الخام والمعلومات. وتعتبر الوظيفة الأولى في نظام المعلومات هي جمع البيانات التي نحتاجها من مختلف المصادر.تعرف البيانات بأنها تمثل مجموعة من الحقائق أو الأفكار أو المشاهدات أو الملاحظات أو القياسات، حيث تكون في صورة أعداد أو كلمات أو رموز كي تصف فكرة أو موضوعا "أو حدثا" أو هدفا أو حقيقة ما.

وتكون البيانات إما في صورة عددية أو إحصائية أو وصفية.المعلومات هي البيانات التي تم إعدادها لتصبح في شكل أكثر نفعا "للفرد مستقبلا". وتقدم المعلومة إما في شكل جداول أو رسوم بيانية ومنحنيات أو مؤشرات تجمع أكثر من بيان وتكون غالبا ناتجة عن عمليات حسابية على البيان الخام، حيث تتحدد جودة المعلومة بقدرتها على تحفيز متخذ القرار ليتخذ موقفاً معينا.

فيتوجب أن :-

1. توفير ما تحتاجه المنشأة من معلومات عن التكاليف والموازنات التخطيطية للمبيعات و المشتريات و المخزون للإنتاج التام و المخزون إنتاج غير تام والعملاء و التدفقات النقدية

توضيح أهمية الموازنات التخطيطية والتكاليف وأثرها على نشاط المنشأة.

2. توضيح الدور الرقابي للموازنات التخطيطية.

3. إدخال نظام المعلومات إلي للمنشأة ودورة في دقة وسرعة اتخاذ القرارات .

ويهتم البحث في مجال نظم المعلومات الإدارية القرارات فيما يلي :-

1. استقبال البيانات و المعلومات .

2. توصيل المعلومات إلى متخذي القرار.

3. استخدام البيانات في تطوير السياسات المالية المستقبلية .

4. تحقيق اقل تكلفة ممكنة للوصول إلى اعلي معدلات ربحية .

5. الاطمئنان على سلامة التنفيذ وعدم تأخر المشروعات.

6. تحديد المسؤوليات ومعالجة المشكلات في حينه.

7. التخطيط و الرقابة على المبيعات و المشتريات ومخزن النتاج التام و مخزون إنتاج الغير التام.

8. التخطيط المستقبلي في استمرارية الشركة توفير كل ما تحتاجه إدارة المنشاة عن التكاليف و الموازنات التخطيطية لجميع بنود المركز المالي وقائمة الدخل و قائمة التدفقات النقدية وفقا لمعايير المحاسبة (........اسم دولتك...... )الجديدة.

9. إدخال نظام معلومات آلي للمنشأة ودوره في سرعة اتخاذ القرار.

( الفصل الأول )

تحليل أساليب نظم المعلومات الإدارية بهدف دعم اتخاذ القرارات

يعرف نظام المعلومات بكونه عبارة عن مجموعة من العناصر ذات صلة فيما بينها تهدف الى المساهمة في تنظيم أسلوب اتخاذ القرار ورفع مستوى الكفاءة الفعالة لنظام وطبيعة الأداء. ويتم ذلك بتقديم المعلومة وتوفيرها في صور متعددة حسب طبيعة الموقف، وبما يتناسب مع اختلاف شخصية ونمط المنظمة والقيادات المسئولة عن اتخاذ القرار بها.

تعريف وأهمية نظم المعلومات الإدارية :-

إن نظم المعلومات الإدارية هي طريقة منظمة لعرض معلومات الماضي والحاضر المتعلقة بالعمليات الداخلية والآثار الخارجية. وتدعم نظم المعلومات عملية التخطيط والإدارة ونشاطات المشروع بحيث توفر المعلومات المناسبة في الوقت المقرر للمساهمة الفعّالة في اتخاذ القرار.

وقد تطور علم بحوث العمليات كتطبيق لتكنولوجيا الحاسب الآلي بحيث أمكن تنفيذ نماذج المحاكاة للوصول إلى الحل الأمثل لمواجهة مشكلة أو أزمة بعينها كما يحددها المتخصص طبقا للمعايير التي يضعها متخذ القرار.ونتيجة لهذا التطور في نظم المعلومات، فقد أصبحت تشكل أسس التخطيط المسبق لدعم اتخاذ القرار في مراحل معالجة الأزمات والكوارث عن طريق استنباط نماذج التنبؤ والمحاكاة التي تساعد في اتخاذ القرار المناسب في الوقت المناسب.

نظم المعلومات :-

Information Systems

تعتبر المعلومات من الموارد الهامة مثل رأس المال والأفراد وغيرها من الموارد التنظيمية. ويميز المورد المعلوماتي بأنه لا يكتسب قيمته من شكله المادي الملموس ولكن بما يمثله أو يعبر عنه، ويستخدم الباحث أو المدير أو متخذ القرار المورد المعرفي في إدارة وتوجيه هذا المورد لتحقيق الهدف المطلوب في الوقت المناسب. وإدارة الأزمة شأنها شأن أي نشاط إداري يتطلب القيام به توافر البيانات الخام والمعلومات. وتعتبر الوظيفة الأولى في نظام المعلومات هي جمع البيانات التي نحتاجها من مختلف المصادر.

البيانات :-

تعرف البيانات بأنها تمثل مجموعة من الحقائق أو الأفكار أو المشاهدات أو الملاحظات أو القياسات، حيث تكون في صورة أعداد أو كلمات أو رموز كي تصف فكرة أو موضوعا "أو حدثا" أو هدفا أو حقيقة ما. وتكون البيانات إما في صورة عددية أو إحصائية أو وصفية.

المعلومات :-

المعلومات هي البيانات التي تم إعدادها لتصبح في شكل أكثر نفعا "للفرد مستقبلا". وتقدم المعلومة إما في شكل جداول أو رسوم بيانية ومنحنيات أو مؤشرات تجمع أكثر من بيان وتكون غالبا ناتجة عن عمليات حسابية على البيان الخام، حيث تتحدد جودة المعلومة بقدرتها على تحفيز متخذ القرار ليتخذ موقفاً معينا.

النظام :-

تعنى كلمة System باليونانية، الترابط العضوي بين الأجزاء المختلفة، والإنسان نظام يتكون من عدة نظم فرعية Subsystems مثل الدورة الدموية والدورة التنفسية والدورة الهضمية.

وعلى هذا فان النظام هو مجموعة من العناصر أو الأجزاء أو العمليات أو الوظائف المرتبطة فيما بينها تؤدي وتنجز وظيفة متكاملة محققة هدفا محددا وتعد وظيفة إعداد وتنظيم المعلومات للاستخدام، عنصرا هاما في الصراع الدائر حاليا لاستغلال الوقت، حيث يذهب جزء غير قليل من الوقت في أعمال التسجيل والبحث والاستيعاب للمعلومات ويقدر الوقت الذي ينفقه المديرون سواء في إعداد المعلومات أو توصيلها إلى الآخرين بحوالي 80% من الوقت الكلي المنفق على أعمالهم وتوجد هذه المعلومات في العديد من المصادر ذات الصور المختلفة كالتقارير، والخطط والتحليل الخاص بموقف معين وغيرها.

وقد بدأ استخدام الحاسب الآلي في تنظيم وإعداد المعلومات عام 1954م في إعداد قوائم الأجور والمرتبات بالولايات المتحدة الأمريكية.

كما أصبح الحاسب الآلي أداة فعالة ووسيلة ضرورية لزيادة كفاءة وفاعلية نظم المعلومات،

ويعزى ذلك إلى :-

1. سهولة تطبيق التكنولوجيات المتطورة المرتبطة بالتطبيقات المختلفة لنظم المعلومات على الحاسب الآلي، التي يستخدمها محلل ومصمم نظم المعلومات في دعم اتخاذ القرار.

2. قدرة الحاسب الآلي على توفير طريقة منظمة ومتماسكة وأسلوب منهجي مرتب يعبر عن مجموعة معينة من المفاهيم المعدة مسبقا من قبل محلل مصمم النظم.

تصنيف نظم معلومات الحاسب :-

ويمكن القول إن نظم المعلومات المرتبطة بالحاسب الآلي هي تلك النظم التي تستخدم أجهزة وبرمجيات الحاسب الآلي وقواعد البيانات والإجراءات والأفراد لتجميع وتحويل وإرسال المعلومات في المنشأة أو المؤسسة بغرض حل المشاكل الروتينية أو دعم متخذ القرار بالبدائل اللازمة لموجهة الأزمات الطارئة وغير المتوقعة.

هذا ويمكن تصنيف نظم معلومات الحاسب الآلي إلي :-

نظم معالجة المعاملات :-

Transaction Processing Systems

ظهرت هذه النظم في منتصف الخمسينات، حيث ينصب عملها على تجميع وتشغيل البيانات. وتعتمد على الحاسب الآلي في معالجة وتحليل العمليات المالية للمؤسسات بحيث يتم تسجيلها وتبويبها وتلخيصها، أي أنه يمكن بطبيعة الحال استخدام هذه النظم لأداء المهام الهيكلية والاعتيادية. ومثل هذه النظم لا تخدم متخذي القرار حيث تخدم بصفة أساسية المستويات الإدارية الصغيرة.

نظم المعلومات الإدارية :-

Management Information Systems

يوفر نظام المعلومات الإداري الأساس اللازم لتكامل المعلومات من حيث إعدادها وتنظيمها واستخدامها وتخزينها، فعادة ما يحتوي نظام المعلومات على العديد من التطبيقات والبرامج الخاصة بالعديد من الأفراد والمتخصصين الذين يعملون في مجالات مختلفة داخل المؤسسة. وقد ظهرت نظم المعلومات الإدارية في منتصف الستينات بهدف توفير المعلومات اللازمة لمستوى الإدارة الوسطى لمساعدتها في إتمام وظائفها من تخطيط ورقابة واتخاذ قرارات تحتاج إلى قدر من الخبرة والتقدير الشخصي.

نظم المكاتب الآلية :-

Office Automation Systems

هي النظم المساعدة في إتمام الأعمال المكتبية داخل المنظمة، وتعتبر برامج معالجة الكلمات مثالاً واضحاً على هذا النوع من النظم. وهى ببساطة تساعد على إتمام الأعمال المكتبية بصورة أوضح ولا تستخدم بطبيعة الحال في دعم اتخاذ القرار.

نظم دعم اتخاذ القرار :-

Decision Support Systems

وهي نظم معلومات تعتمد على الحاسب الآلي بهدف تقديم المساعدة على اتخاذ القرارات المتعلقة بالمهام شبه الهيكلية، عن طريق الدمج بين عناصر قاعدة البيانات والنماذج الكمية (الإحصائية، الرياضية، بحوث العمليات)، بالإضافة لأخذ وجهة نظر متخذ القرار.

ويمكن تصنيف القرارات التي يتم دعمها بواسطة هذا النوع من النظم إلى نوعين هما :-

- القرارات البنائية :- وهى تلك القرارات الفورية التي تتخذ استجابة لسياسات مختلفة معدة مسبقا يتم تغذيتها مما يسمى "قاعدة قرارات" ويمكن القول بأن القرارات البنائية (المبرمجة) هي التي لها إجراءات قرار سابق التجهيز.

- القرارات غير البنائية :-

وهي تلك التي تتخذ للتعامل مع المشاكل غير المحددة والمتشابكة أو غير الهيكلية حيث يمكن تحديد جزء من المعاملات بدقة والجزء الآخر ذو طبيعة احتمالية يكون غالبا من الصعب تحديده والتعرف على سلوكه، و من ثم لا يمكن إعداده مسبقا وذلك لندرة القرارات أو عدم وضوحها أو لسرعة تغير هذه القرارات. كما أنها تأخذ في الغالب وقتا " كبيرا " من متخذ القرار.

خصائص نظم دعم القرار :-

1. تساعد متخذي القرار في تنفيذ المهام شبه الهيكلية.

2. تعتمد على التفاعل البشري - الآلي عن طريق تقديم الإمكانيات الاستفسارية للحصول على إجابات لسلسلة من الأسئلة على غرار "ماذا...........لو؟" التي يضعها مصمم النظام لطرح السيناريوهات البديلة أمام متخذ القرار.

3. تقدم نظم دعم القرار الدعم لكل المستويات الإدارية وخاصة الإدارة العليا.

4. تقدم نظم دعم القرار الدعم في مجال القرارات المستقلة أو القرارات التابعة التي يتطلب القرار الواحد أن يتخذ بأكمله نتيجة التشاور والتفاعل بين مجموعة من الأشخاص.

5. تمكن نظم المعلومات متخذ القرار من إيجاد حلول للمشاكل محل الدراسة وأيضا اختيار عدد من الحلول المختلفة مع الاحتفاظ بنشاطه الأساسي وهو التحكم والرقابة على عملية اتخاذ القرار.

6. تجمع نظم دعم القرار بين قواعد البيانات والنماذج الرياضية والإحصائية.

7. توفر نظم دعم القرار الدعم اللازم في مختلف مراحل اتخاذ القرار، بدءاً بالإدراك وتحديد المشكلة إلى مرحلة الاختيار النهائي لأفضل البدائل.

8. يجب أن تكون نظم دعم القرار مرنة بحيث يمكن تعديلها بحيث تتلاءم مع الظروف المحيطة.

مزايا نظم دعم القرار :-

1. إمكانية اختبار أكبر عدد من البدائل.

2. الاستجابة السريعة للأوضاع غير المتوقعة.

3. توفير الوقت والتكلفة.

4. إمكانية تجربة تجربة أكثر من سياسة مختلفة للحل.

5. إمكانية الوصول إلى قرارات موضوعية تأخذ في الاعتبار وجهة نظر متخذ القرار.

6. زيادة فاعلية عملية اتخاذ القرار.

7. تضييق الهوة بين مستويات أداء متخذي القرار.

مراحل دعم اتخاذ القرار :-

تمر عملية دعم اتخاذ القرار بثلاث مراحل مختلفة تم توضيحها بنموذج "هربرت سيمون" 1960م كأساس لعملية دعم اتخاذ القرار، حيث يمكن استخدام هذا النموذج لوصف القرارات السريعة والقصيرة المدى بالإضافة إلى القرارات الإستراتيجية طويلة المدى.مرحلة الاستخبارات، مرحلة التصميم ومرحلة الاختيار .

المرحلة الأولى :- الاستخبارات تبدأ مرحلة الاستخبارات لعملية دعم القرار من خلال مبدأين

هما:

اكتشاف المشكلة :-

ويقصد به التعرف على أي شيء لا يتفق مع الخطة السابق تحديدها أو مع المعايير القياسية الموضوعة. وبالتالي يكون الهدف الذي يسعى من أجله متخذ القرار واضحا.

- السعي إلى الفرص المتاحة :- ويعنى إيجاد بعض الظروف التي تبدو أنها تقدم لمتخذ القرار لتحقيق عائد أفضل.بعد اكتشاف المشكلة وصياغتها في المرحلة السابقة فإن المشكلة التي لها حل وحيد لا تعد مشكلة في ذاتها بل هي حقيقة لا بد من التسليم بها. أما إذا كان للمشكلة أكثر من حل فإن وجهات النظر بشأنها تتعدد وتتباين قوة وضعفاً.وخلال هذه المرحلة يجب على متخذ القرار أو المساعدين له إعداد ملخص عام عن الحلول البديلة الممكنة، مستعيناً في ذلك بالأساليب العلمية الحديثة، وأدوات التصميم المستخدمة في علوم إدارة وتحليل وتصميم النظم. والجزء الهام في

عملية اتخاذ القرار هو استخراج البدائل :-

ومهمة استخراج البدائل عمل خلاق وإبداع يمكن تعلمه. والعملية الإبداعية تتطلب وجود معارف دقيقة لمجال المشكلة وحدودها بالإضافة إلى الدوافع لحل المشكلة. ويمكن تعزيز الإبداع بواسطة وسائل مثل السيناريوهات، التفكير العقلي، قوائم الاختبار، وقوالب عملية القرار.وتحتوى مرحلة تصميم نظام دعم القرار على عدة خطوات: تبدأ بالتخطيط ثم البحث وتحليل النظام ثم الوصول إلى تصميم وتكوين النظام وأخيراً تنفيذ البرامج ومتابعة التغيرات للخروج بالتعديل المطلوب، نتيجة دروس وحقائق التنفيذ الفعلي.

المرحلة الثانية :- الاختيار

تعتبر هذه المرحلة هي جوهر عملية اتخاذ القرار حيث يواجه متخذ القرار مجموعة بدائل متعددة، ويجب اختيار أحدها الذي سيطبق ويلتزم به أفراد المنظمة أو المؤسسة. وقد يبدو ذلك سهلا ولكن في الواقع توجد صعوبات كثيرة تجعل من مرحلة الاختيار عملية معقدة ومن ذلك: تعدد الأفضلية، عدم التأكد Uncertainty تعارض المصالح Conflict of Interest الرقابة، اتخاذ القرار الجماعي.

نماذج التنبؤ والمحاكاة ونظم دعم القرار

Forecast And Simulation Models

إن جوهر نظم دعم اتخاذ القرار هو التنبؤ والإنذار المبكر وصياغة السيناريوهات المبنية على نماذج المحاكاة، حيث تقوم نظم دعم القرار بعمل المزج بين البيانات المتاحة مع الرؤى الشخصية لمتخذ القرار، ويتم كله داخل إطار من النماذج الرياضية للتنبؤ والمحاكاة.

وفيما يلي نعرض السمات العامة والتطبيقات المختلفة للنموذجين....

- نموذج التنبؤ :-

وتلعب نماذج التنبؤ دورا هاما في إمداد متخذي القرار بالتنبؤات والمعلومات الهامة بوقت كاف قبل وقوع الأزمات الناتجة عن المخاطر، سواء كانت مخاطر ناتجة عن ظواهر طبيعية أو كانت بفعل الإنسان ولكنها غير متعمدة.وتلعب الأساليب الكمية (الرياضية والإحصائية) وتكنولوجيا الحاسب الآلي وكذلك تكنولوجيا الاتصالات والاستشعارات من البعد دورا أساسيا في عملية التنبؤ، حيث تتيح هذه التكنولوجيات إمكانية القياس والمراقبة والرصد وبالتالي إمداد فريق دعم القرار بالتحذيرات والتنبؤات بالأزمات الممكن حدوثها. ومن ثم يمكن تجنب الآثار السلبية أو أخذ الاحتياطات اللازمة للتخفيف من المخاطر.وغالبا ما تستخدم الطرق الإحصائية في تحليل ودراسة قاعدة البيانات التاريخية المتاحة والاستفادة منها في التنبؤ باحتمالات حدوث أزمات متشابهة في المستقبل.

- نموذج المحاكاة :-

ومن ناحية ثانية توجد استخدامات أخرى للنماذج الرياضية من خلال صيانة السيناريوهات اللازمة لعمل مجموعة من البدائل التى يمكن لمتخذ القرار اختيار بديل منها والمثال على ذلك هو عمل سيناريوهات للسيول المدمرة باستخدام نماذج هيدروليكية ذكية تقوم بمحاكاة شكل السيل والجريان السطحي له، مع إمكانية استخدام عمليات الاستشعار من البعد التي يمكن إن تعطي معلومات مؤكدة عن أنواع السحب وأماكن تجمعها وتحركها وخصائصها المختلفة. ويمكن من خلال دراسة هذه السيناريوهات بواسطة متخذ القرار، الوقوف على حجم وامتداد المخاطر الناتجة عن مختلف السيناريوهات وتقدير الوقت اللازم لمواجهة الأزمة الناتجة عن مثل هذه المخاطر.

وتقوم بمثل هذه النماذج على منهجية الحل المرضي. بمعنى إنها لا تسعى إلى إيجاد الحل الأمثل.

نظم دعم القرار الجماعي :-

نظام دعم القرار الجماعي هو نظام تفاعلي مبنى على الحاسب الآلي ويقوم بتسهيل إيجاد الحلول للمشاكل المتشابكة غير المهيكلة. وتتميز عملية اتخاذ القرار في هذه الحالة بأن متخذي القرار يعملون معا كفريق متكامل يجمعهم اجتماع أو مؤتمر ما أو مشكلة بعينها والغرض هو الوصول إلى قرار موحد يجمع بين الخبرات المختلفة. فهناك طرف يعني بالإجراءات المتعلقة بخسائر الأرواح، وآخر يعنى بالإجراءات الأمنية، وثالث يعنى بالتعويضات المالية والشؤون الاجتماعية، أو الجانب الإعلامي لأزمة ما. وكل هؤلاء يعملون في إطار الأزمة المنوط بهم مسئولية اتخاذ القرار اللازم لمواجهتها. ولضمان التنسيق لابد من أن تكون هناك أداة واحدة فقط تقدم الدعم لهم جميعا" وهى في حالتنا هذه نظام دعم القرار الجماعي. ويهدف إلى إيجاد بيئة عمل فعالة لمتخذي القرار المشتركين في إدارة أزمة ما.

ويتسم نظام دعم القرار الجماعي بالخصائص التالية :-

1 . نظام جماعي وليس فردياً.

2 . يستخدم تكنولوجيا الاتصالات استخداما "مكثفا".

3 . يهدف إلي الحد من السلوكيات السلبية كالاستهتار بالوقت ومحاولة فرض الرأي.

4 . يهدف إلى دعم السلوكيات الإيجابية كالمشاركة في الرأي وتحفيز التفكير العلمي.

ويتألف نظام دعم القرار الجماعي من مجموعة من المكونات المادية المختلفة، التي من أهمها :-

1 . غرف اتخاذ القرار.

2 . شبكة اتصال لاتخاذ القرار.

3 . تكنولوجيا عقد المؤتمرات من على البعد teleconference.

4 . اتخاذ القرار من على البعد Remote Decisions.

يعتبر نظام دعم القرار الجماعي امتداداً لنظام دعم اتخاذ القرار التقليدي في اتجاه دعم أكثر فاعلية....

ومن ثم فإن النظام الجماعي هو نظام دعم اتخاذ قرار، مضافاً إليه التعديلات الآتية :-

1 . تدعيمه بشبكة مكثفة للاتصالات.

2 . تدعيمه بوسائل لزيادة الفاعلية. والمشاركة الفكرية من خلال نماذج للاقتراح والترتيب والدرجات، تهدف جميعها للوصول إلى رأى موحد عام.

3 . تدعيمه بوسائل تأمين مصداقية واعتمادية أكثر من التي يوفرها نظام دعم القرار الفردي.

إدارة الأزمات والكوارث :-

وفى محاولة من المتخصصين لدعم متخذ القرار بنظم المعلومات والوسائل والإجراءات التي تضعه في أتم الاستعداد للمواجهة الفورية للمواقف الطارئة والأزمات، نشأ علم إدارة الأزمات، ويعد من العلوم الحديثة التي فرضت نفسها على واقع عالمنا المتحضر الذي تزايدت تعقيداته وتناقضت مصالحه مع الانطلاقات الهائلة في المجال التكنولوجي وسبل الاتصالات، والذي أدى بدوره إلى تحطيم الفاصل الزمني بين الفعل ورد الفعل مما وضع متخذ القرار في خيار وحيد وهو أن يكون دائما مستعدا للمواجهة الفورية للمواقف الطارئة والأزمات واتخاذ القرارات المناسبة الموقوتة والمدعمة بالوسائل التكنولوجية الحديثة.وهناك العديد من الأزمات التي تواجه المجتمع إما بصفة دورية أو بصفة عشوائية. وبالنظر إلى هذه الأزمات نجد أنها قد تسببت في الماضي في خسائر وأضرار كثيرة للفرد والمجتمع سواء من الناحية الاجتماعية أو السياسية أو الاقتصادية والإدارية. ولا يخفى على أحد أن تعرض المجتمع للأزمات يهدد بصورة واضحة التنمية سواء في جانبها المادي أو البشرى، حيث تسبب الأزمات بمختلف أنواعها خسائر في المنشآت والمرافق العامة والممتلكات والثروات البشرية والطبيعية. وتقلل كل هذه الخسائر من فرص التقدم في مسار التنمية حيث تؤثر بصورة مباشرة وغير مباشرة على الثروة البشرية للمجتمع وما تمثله من ركيزة أساسية من ركائز الحركة التنموية.

مفهوم الأزمة والكارثة

الأزمة Crisis

عبارة عن خلل يؤثر تأثيراً ماديا على النظام كله، كما أنه يهدد الافتراضات الرئيسية التى يقوم عليها النظام .

ويتطلب وجود الأزمة توافر شرطين أساسيين هما :-

1 . أن يتعرض النظام كله للتأثير الشديد إلي الحد الذي تختل معه وحدته.

2 . أن تصبح الافتراضات والمسلّمات التي يؤمن بها أعضاء المنظمة موضعا للتحدي لدرجة أن يظهر لهم بطلان هذه الافتراضات. بمعنى أن الأزمة في جوهرها تهديد مباشر وصريح لبقاء كيان المنظمة واستمرارها.وقد تحدث أزمات سياسية واقتصادية واجتماعية على المستوى القومي تعرف كل منها طبقا لمجالات العمل المخصص.

الكارثة Disaster

الكارثة هي الحالة التي حدثت فعلا وأدت إلى تدمير وخسائر جسيمة في الموارد البشرية والمادية. وأسبابها أما طبيعية أو بشرية. وعادة ما تكون غير مسبوقة بإنذار. وتتطلب اتخاذ إجراءات غير عادية للرجوع إلى حالة الاستقرار. وقد تؤدى الكارثة إلى مايسمى بالأزمة مثل الأزمات الصحية والاجتماعية التي حدثت في مصر بعد الزلازل 1992 . والعكس صحيح فقد تؤدى الأزمات إلى كوارث إذا لم يتم اتخاذ القرارات والإجراءات المناسبة لمواجهتها.

مراحل تطور الأزمة

- نشأة الأزمة :-

وهى المرحلة التي تبدأ فيها الأزمة تلوح في الأفق، إذ يداهم متخذ القرار إحساس بالقلق. ويستطيع متخذ القرار في هذه المرحلة، بخبرته ونفاذ بصيرته، أن يفقد الأزمة مرتكزات نموها من خلال تنفيس الأزمة ومحاولة تجميدها.

- نمو الأزمة :-

إذا تطورت الأزمة بعد ميلادها نتيجة عدم قدرة متخذ القرار على القضاء فإنها تنمو بحيث لا يستطيع متخذ القرار أن ينكر وجودها أو تجاهلها. وهنا يجب عليه التدخل الإيجابي من أجل إفقاد الأزمة عوامل تطورها.

- تفاقم الأزمة : -

وتصل الأزمة إلى هذه المرحلة نتيجة عدم دراية متخذ القرار بأبعاد الأزمة محل الاعتبار واستبداده بالرأي وانغلاقه على نفسه، أو عدم التخطيط المسبق لها. ومن ثم تزداد قوى المجتمع المتفاعلة مع الأزمة حيث تغذى الأزمة بقوى تدميريه إضافية. ونادرا ما تصل الأزمات إلى هذه المرحلة فيما عدا الأزمات الناتجة عن كوارث طبيعية مفاجئة وسريعة التطور.

وتتفاقم الأزمة لعدة أسباب، أهمها :-

1- سوء التخطيط والإدارة .

2- عدم دقة الحكم على الأحداث وعدم توفر معلومات كافية عن عواملها وأسبابها .

3- سوء الأداء وعدم وجود إجراءات أمنية أثناء الأزمة وبعدها .

4- انزعاج صانع القرار تحت ضغط الأزمة أو عدم الثقة في اختياراته .

5- عدم تناسق وتكامل أفراد منظومة صنع القرار .

6- حدوث تغيرات خارجية أو داخلية في المؤثرات على الأزمة .

7- عدم الاستخدام الأمثل للموارد المعلوماتية والاقتصادية والبشرية المتاحة .

أنواع الأزمات

أزمات داخلية :-

من أخطر الأزمات التي تواجه دولة ما، تلك الأزمات التي تمس كيانها الداخلي وتهدد أمنها القومي وتؤدى بطريق غير مباشر إلى وجود ما يسمى بإستراتيجية الإسقاط من الداخل. وتحدث نتيجة سعي الدول الخارجية إلى تحقيق مصالحها عن طريق غير مباشر عبر أدوات الدولة مستغلة طبيعة الظروف القائمة والمحيطة بالشعب. وينقسم هذا النوع من الأزمات بدوره

إلى نوعين هما :- أزمات ذات طابع عدائي، مثل أعمال العنف أو الإرهاب أو التخريب، وأزمات ذات طابع غير عدائي مثل الكوارث الطبيعية التي تصيب البلد كالفيضانات والأعاصير والزلازل.

أزمات خارجية :-

وهي الأزمات الناتجة عن سعي دولة ما إلى إحداث تغيير حاد ومفاجئ في الوضع الدولى الراهن، مما يشكل تهديدا للأمن القومي لدولة أخرى يمكن أن ينتج عنه ردود أفعال قد تؤدي الى حدوث صراع المسلح .

أزمات الصراع المسلح والإرهاب الدولي : -

وتنشأ أثناء الحرب نتيجة التغيرات السريعة أو الحادة في موقف أحد الجانبين . ومن أمثله ذلك : دخول أو خروج طرف جديد في الصراع المسلح، أو استخدام أسلحة جديدة ومتطورة ذات فاعلية عالية ولم تكن تستخدم من قبل .

أما أزمات الإرهاب الدولي، فهي تلك الأزمة الناتجة عن ممارسة الجماعات السياسية والحكومات للتأثير على خصومها لتحقيق أهداف سياسية كبديل للحرب التقليدية، إذ إنها أكثر حركة وأكثر قوة . ويشكل أثر الإرهاب أزمة فعلية حيث تتمكن المجموعات الإرهابية من المساومة على القيم السياسية والمادية للمجتمعات والتأثير على مصالحها القومية .

أنواع الأزمات من حيث المصدر

- أزمات طبيعية :-

وهي تلك الأزمات الناتجة عن كوارث طبيعية وهي أكثر الأزمات شيوعاً وأكثرها خطرا على الإنسان لكونها خارجة عن إرادته. وتتسم بالفجائية والعمق والشدة إضافة الى كونها ذات زمن حدوث عشوائي .

- أزمات صناعية :-

مثل حوادث التسرب الإشعاعي أو الكيماوي وتتسم بتأثيراتها المادية والمعنوية القوية وصعوبة السيطرة عليها واتساع مجالها.

التخطيط لإدارة الأزمات

هي تلك العملية المنظمة والمستمرة التي تهدف إلى تحقيق أقصى كفاءة ممكنة في توجيه الإمكانيات والموارد المتاحة، للتعامل الفعال مع الأزمات المحتملة ومواجهتها في جميع مراحلها، مع الاستعداد لمواجهة المواقف الطارئة غير المخططة التي قد تصاحب الأزمة، والتخفيف من آثارها ثم توجيهها لتحقيق المصالح القومية .فالتخطيط هو العامل الأساسي لنجاح عملية إدارة الأزمات حيث يساهم التخطيط الجيد في منع حدوث أزمة وتلافى عنصر المفاجآت المصاحب لها. ويتيح التخطيط لفريق العمل بإدارة الأزمات القدرة على إجراء رد فعل منظم وفعال لمواجهة وإدارة الأزمة بكفاءة عالية .

ويجب أن يعتمد التخطيط على :-

1. خلفية تاريخية عن الأزمة وبيانات تاريخية عن أزمات مماثلة .

2. أهداف المصالح المشتركة في الأزمة ومدى شرعيتها وتأثيرها على المصلحة العامة.

3. إمكانية وقدرات الأطراف ومدى فاعليتها لتحقيق الهدف .

4. السمات الشخصية والاتجاهات لقادة وقيادات الأطراف .

وتعتمد إدارة الأزمات على شقين رئيسيين هما :-

1. حصر العداءات المحتملة والعوامل التي تساعد على نشوبها والحصر التاريخي للأزمات والعوامل المسببة لها والدروس المستفادة منها .

2. تعظيم القدرات لمجابهة الأزمات .

وترتبط الإدارة الجيدة للأزمات بقدرة المجتمع على إدارة الأزمة أو إيجاد وسيلة لتفاعله الإيجابي معها. ويختلف أسلوب وأدوات إدارة الأزمة طبقا لطبيعة المرحلة التي تمر بها الأزمة.

مراحل الأزمة :-

وتمر معظم الأزمات بخمس مراحل هي: مرحلة اكتشاف مؤشرات الإنذار المبكر، ومرحلة الاستعداد والوقاية، ومرحلة احتواء الأضرار والحد منها، ومرحلة استعادة النشاط، ومرحلة التعلم

مرحلة اكتشاف مؤشرات الإنذار المبكر :-

1. إنشاء أساليب اكتشاف إشارات الإنذار للأزمات المحتملة .

2. إنشاء مركز تلقي ومتابعة إشارات الإنذار المبكر .

3. تكوين فريق داخلي لاختبار الإجراءات المتبعة .

4. تحفيز المبادرة الشعبية من جانب الجماهير لمكتشفي إشارات الإنذار .

5. وصف الوظائف الرسمية المستخدمة في هذا النظام .

6. وضع هيكل للتقارير التي سيستخدمها مركز إدارة الأزمات .

مرحلة الاستعداد والوقاية :-

1. فحص الأزمات .

2. فحص اعتيادي دوري وصيانة المعدات المستخدمة في المواجهة .

3. وضع إرشادات فنية رسمية وإجراءات استخدام أدوات إدارة الأزمات من حيث تحليل المخاطر وتحديد درجات شدتها ومداها بطريقة هيكلية .

مرحلة احتواء الأضرار :-

1. الحصول على المعلومة اللازمة .

2. تحديث القدرات البشرية على احتواء الأزمة .

3. اختبار الإجراءات المتبعة من خلال التنفيذ الدقيق لها .

4. تقييم وتقدير القائمين على احتواء الأزمة .

مرحلة استعادة النشاط :-

1. تحديد المستوى الأدنى من المهام، الخدمات، المنتجات المطلوبة لمزاولة الأعمال كما كانت عليها قبل الأزمة.

2. تحديد الأطراف المعنية بمرحلة استعادة نشاط المنظمة أو المؤسسة.

3. تحديد وسائل استعادة الثقة بالنفس .

4. تحديد أهم الأعمال المطلوبة لاستعادة النشاط .

5. تدبير الموارد اللازمة لاستعادة النشاط بدرجة الثقة المطلوبة .

مرحلة التعلم :-

1. مراجعة الأزمات السابقة ومقارنتها بالأزمة الأخيرة .

2. تصنيف الإجراءات والأعمال التي تم تنفيذها طبقا لجودتها .

3. مراجعة وتحديث أسلوب إدارة الأزمات من واقع الأزمة الأخيرة .

4. إتباع أسلوب الوصف الذهني مع فريق مراجعة الأزمات بغرض تحديد وعرض الدروس المستفادة بصورة رسمية .

نظم المعلومات ومواجهة الأزمات

وقد رؤى أن هناك صعوبة في تناول وإدارة الأزمات بالطرق التقليدية، وكان من الضروري الاستفادة من الطفرة الهائلة في تكنولوجيا المعلومات في استنباط طرق بديلة متطورة لإدارة الأزمات. والجدير بالذكر أنه قد انتشرت تكنولوجيا نظم المعلومات الجغرافية انتشارا واسعا وسريعا على المستوى العالمي، خاصة في الدول المتقدمة خلال السنوات القليلة الماضية، كإحدى الوسائل الهامة المستخدمة في دعم اتخاذ القرار في المجالات المختلفة. فعلى سبيل المثال يمكن الاستفادة من جميع هذه الجهود والإمكانيات في بناء نظام معلومات متكامل للإنذار المبكر والتنبؤ بالمخاطر .

باستخدام تكنولوجيا نظم المعلومات وذلك من خلال :-

معايير, مصادر, طرق, ومراحل نظم المعلومات الإدارية

ابتداء من جمع البيانات, وفترات تلك البيانات إلى التحليل ورفع التقارير (القوائم البيانية) وتعتبر نظم المعلومات على مستوى جيد عندما تخدم منظمة ما ومديريها عن طريق جمع. وتحليل المعلومات المناسبة والشاملة وكلن بدون إفراط فيها لتحليل تنمية البرنامج والمشاكل أو اتخاذ القرار.

لذا فإن معايير نظم المعلومات الإدارية الجيدة في : -

1. الدقة :- معلومات وبيانات صحيحة.

2. حداثة المعلومات :- توفر معلومات حديثة وفي حينها.

3. التكامل :- توفر قدر كافٍ من المعلومات الضرورية بالنسبة لغرض محدد.

4. الإيجاز :- معلومات موجزة بالاستثناء أو نشاطات مخططة حسب الحاجة.

5. الارتباط والملائمة :- لمساندة أسلوب العمل المتطلب من مسئولي الإدارة في منظمة ما وذلك بمساعدة تحليل منظم المعلومات- تكييف التحليل وفقاً لتسهيل عملية استخدام المعلومات للمراحل الإدارية المختلفة.

6. توفر المعلومات :- أن تكون متوفرة وسهل الحصول عليها

مصادر وطرق ومراحل المعلومات :-

أ‌. متطلبات المعلومات وجمع البيانات : -

ومهما كان الغرض من استخدام نظم المعلومات الإدارية بالنسبة لاتخاذ القرار فيها يتعلق بتنمية برنامج ذي هدف معين أو مشكلة معينة فمن الأٍسهل تنظيم البيانات بطريقتين أساسيتين:

أولاً :- إعداد قائمة بالمعلومات أو البيانات المعروفة عن مشكلة أو موضوع ما على النحو التالي : -

القائمة (1) البيانات المعروفة للباحث

المشكلة البيانات المعروفة لنا المصدر

ثانياً :- إعداد قائمة بالبيانات المطلوبة – غير المعروفة للمسئولين. ويمكن أن تساعد استفسارات معينة في عملية جمع البيانات :-

1. لماذا تجمع البيانات (الهدف)

أ‌. الجهة الموجهة إليها البيانات.

ب‌. الغرض.

2. أين توجد البيانات (المصدر).

3. كيف يتم جمع البيانات (الطريقة)

أ‌. عدد مرات جمع البيات, ومتى تجمع.

4. أي صعوبات في عملية جمع البيانات (حدود الصعوبات).

تصميم نظام لتوفير البيانات ، مهمته الإدخال والتعديل والإلغاء وإخراج التقارير البسيطة وأن يحوي وظائف ذكية تكشف أخطاء الإدخال ويكون سهل الاستخدام ، ولكي يفيد نظام المعلومات صاحب القرار فيجب نقل البيانات بعد إكمال إدخالها إلى ( بنك ) مخزن البيانات خاص وعلى أن تطبق عليه تقنية مخزن البيانات ثم تجمع البيانات عن طريق تقنية البيانات الموزعة في مخزون بيانات شامل ثم يتم تلخيص وتصنيف البيانات بطريقة تستجيب لطبيعة المعلومات المراده بتطبيق تقنية الأبعاد المتعددة ثم إخراجها وتفسيرها حسب الحاجة ضمن تطبيقات مألوفة وفي حالة شح الكوادر المؤهلة إحصائياً فيمكن تطبيق الوظائف التي تفيد التنبؤ عن طريق تقنية التنقيب عن البيانات . ولكي يكون هذا النظام فعالاً فيجب أن يسمح بمراجعة المعلومات وتقييمها إن أكبر تحدي يقابل أي متخذ قرار هو الدقة في استعراض بالبيانات و إدخال البيانات إيجاد قاعدة بيانات جيدة تشمل تفاصيل عن تدفق البيانات و التعاملات النقدية لفترة سابقة ثلاث سنوات دعم الاستفسارات المختلفة ( من .. ؟ وماذا ؟ ومتى ؟ وأين ؟ ولماذا ؟ وكيف ؟ .. ) والتي تواكب

عملية اتخاذ القرارات واستخدام الأدوات الحديثة التي تستخرج هذه الاستفسارات .

( الفصل الثاني )

دراسة تطبيقية في إحدى الشركات لأساليب نظم المعلومات الإدارية بهدف استخدامها في دعم اتخاذ القرارات

لقد كانت نظم دعم القرارات حصادا للتطور في تكنولوجيا المعلومات خلال السبعينيات من القرن الماضي و تطورت خلال الثمانينيات و لم تكن تلك النشأة في حد ذاتها ثورة فنية بقدر ما كانت تطورا طبيعيا لطريقة استخدام الحاسبات.

إن نظام دعم القرارات يركز ببساطة على توفير الدعم المناسب لتحسين جودة القرارات و اِن جودة القرارات تتوقف على عدة عوامل أهمها :-

مدى ملائمة المعلومات المتاحة , مدى كفاية المعلومات المتاحة عدد البدائل المطروحة , مدى مناسبة النماذج المستخدمة لتحليل المشكلة و ذلك كله في نقطة محددة من الزمن هي وقت اتخاذ القرار إن نظم دعم القرارات هي التي تعمل على تحقيق هذه المطالب عن طريق إدماج البيانات و النماذج و البرمجيات في نظام فعال لاتخاذ القرارات .

أولا ) مفهوم نظام دعم القرارات :-

إن البداية المنطقية لمناقشة نظم دعم القرارات هي التعرف على طبيعة و مفهوم نظام دعم القرارات أما عن طبيعة النظام فهو أحد أنواع نظم المعلومات المبنية على الحاسبات هذه النظم تقوم بتيسير التفاعل بين العنصر البشرى و تكنولوجيا المعلومات في أنتاج المعلومات المناسبة لاحتياجات المستخدمين في نظام دعم القرارات يكون الهدف من تفاعل العنصر البشرى مع تكنولوجيا المعلومات هو توفير الدعم اللازم لترشيد عملية اتخاذ القرارات .

ثانيا ) خصائص نظام دعم القرارات :-

إن نظام دعم القرارات يجب أن تتوفر فيه مجموعة من الخصائص الهامة من منظور متخذ القرار هذه الخصائص هي :-

0 أن يقوم النظام بدعم اتخاذ القرارات و لكن مع التركيز على القرارات شبة المهيكلة أو غير

القابلة للهيكلة.

0 أن يقدم النظام دعم القرارات للمديرين في كافة المستويات .

0 أن يقدم النظام الدعم لكافة مراحل عملية اتخاذ القرارات.

0 أن يدعم النظام مجموعة متنوعة و عريضة من عمليات اِتخاذ الفرارات دون أن يتوقف على

أي عملية منها أو يتقيد بها .

0 أن يدعم النظام كافة أنواع القرارات سواء كانت قرارات مستقلة أو قرارات متوقفة على

بعضها البعض .

0 أن يكون النظام سهل الاستخدام و قابل للتطويع تبعا لاحتياجات المستخدم.

0 أن يكون النظام قادرا على خدمة القرارات التي يتخذها الأفراد بمفردهم و القرارات التي تتخذ بصفة جماعية على السواء.

( 1 ) القدرة على دعم القرارات شبة المهيكلة و غير المهيكلة :-

كما أوضحنا في الفصل السابق فاِن التفرقة بين القرارات المهيكلة و القرارات غير المهيكلة يمثل طرفين نقيضين لمدى واسع تتفاوت فيما بينها مواقف اتخاذ القرار في التنظيمات لتكون شبة قابلة للهيكلة .

0 القرارات المهيكلة :- هي التي تعالج مشكلات روتينية متكررة و يوجد بالنسبة لها إجراء روتيني معروف يمكن تطبيقه في أي وقت كلما تكرر حدوث ذات المشكلة .

0 القرارات غير المهيكلة:- هي التي تعالج مشكلات جديدة و غير متكررة الحدوث و بالتالي لا يوجد بالنسبة لها مسار واضح أو طريقة حاسمة لاتخاذ القرار بشأنها و نظرا لحالتها فاِن طبيعتها و هيكلها يكون غامضا و معقدا .

القدرة على دعم اتخاذ القرارات في كافة المستويات الإدارية :-

من حيث المبدأ تقوم التنظيمات عادة بتصميم نظام دعم القرارات في الأصل بغرض خدمة مجموعة محددة من الأنشطة اتخاذ القرارات في مستوى تنظيمي واحد فقط هو في الأغلب الأعم مستوى الإدارة العليا حيث أنشطة التخطيط الاستراتيجي هي الغالبة لكن مع تطور النظام يصبح بإمكانه توفير دعم اتخاذ القرارات في المستويات الإدارية الأخرى على امتداد خريطة التنظيم لأدارى للمنشأة و في هذه الحالة يعتبر نظام دعم القرارات و سيله فعالة لتحقيق التكامل في اتخاذ القرارات بين المستويات الإدارية المختلفة و قد أوضحت أحدى الدراسات كيف يفيد هذا النظام في تحقيق التكامل بأحد البنوك .

( 2 ) القدرة على دعم الأنشطة المختلفة في كافة مراحل عملية اِتخاذ القرار .

تنطوي عملية اتخاذ القرارات على ثلاثة مراحل متتابعة : العثور على و تعريف المشكلة حصر و تحديد بدائل الحل اِختيار البديل الأفضل إن نظام دعم القرارات الفعال يجب أن يقدم نظام الدعم المناسب لكافة هذه المراحل و ما تنطوي علية من أنشطة و بخاصة مراحل حصر و تحديد بدائل الحل .

( 3 ) القدرة على دعم الأنماط و النماذج السلوكية المختلفة لاتخاذ القرار .

يمكن القول بأن أنماط اتخاذ القرارات ليست سيئة أو جيدة في حد ذاتها و أنما يتوقف الأمر على طبيعة متخذ القرار و ظروف الموقف . النظام الفعال لدعم القرارات يجب أن يكون مرنا بحيث يتمشى مع الأنماط المختلفة لاتخاذ القرارات و لعل من أهم المظاهر هذه المرونة أن تكون طريقة عرض و تحليل مشكلة القرارات تحت تحكم المستخدم نفسه .

( 4 ) القدرة على دعم اتخاذ القرارات الفردية و القرارات الجماعية .

فالقرارات غير المهيكلة عموما, و بعض أنواع القرارات شبة المهيكلة, تحتاج إلى مشاركة أكثر من مدير في اتخاذها, يكونوا فيما بينهم فريق عمل يضم أخصائيين من عدة إدارات مختلفة أو أقسام مختلفة و من مستويات تنظيمية مختلفة

( 5 ) القدرة على توفير أقصى قدر من الملائمة و سهولة الاستخدام .

الخاصية الأخيرة لنظام دعم القرارات الفعال , هي سهولة الاستخدام و يقصد بذلك ضرورة أن يكون النظام حميما مع المستخدم و السبب في ذلك هو أن استخدام النظام أختيارى و لن يلجأ المستخدم أليه إلا إذا كان سهل الاستخدام فبدون ذلك قد لا يستخدم النظام على الإطلاق .

( ثالثا ) الفروق بين نظام دعم القرارات و نظام المعلومات الإدارية:-

من أهم هذه الاختلافات ما يلي :-

1) أن نظام دعم القرارات يمكن استخدامه في أي دعم للمشكلات غير المتكررة و غير المتوقعة

أما نظم المعلومات الإدارية فإنها تتعامل مع مشكلات روتينية مهيكلة إن المعلومات التي تقدمها تتدفق في شكل تقارير تشخيصية أو تقارير استثنائية و هذه المعلومات تكفى عادة لدعم اتخاذ القرارات المهيكلة لكنها تكون ذات قيمة و فائدة محدودة بالنسبة للمشكلات غير المهيكلة

2) أن بمقدور نظام دعم القرارات أن يقدم تمثيلا واقعيا و صادقا لحقيقة المشكلة فميكانيكية بناء النماذج التي يحتوى عليها النظام تستطيع تخليق نموذج لتمثيل المشكلة يمكن الوثوق به وبالتالي فاِن متخذي القرارات يثقون بصحة هذه النماذج و يقبلون بصحة النتائج التي تترتب عليها أما نظم المعلومات الإدارية فاِن الطريقة التي يتم بها أدراج الكثير من النماذج لا تبعث على وجود مثل هذه الثقة فهذه النماذج يقوم بوضعها في وقت ما أخصائيو بحوث العمليات و ينصرفون إلى مشاغلهم و مع مضى الوقت تصبح هذه النماذج بالية و عتيقة.

3) أن بمقدور نظام دعم القرارات أن يوفر الدعم خلال المدى الزمني المسموح به فالنظام يسمح بتصميم و استخدام النماذج المستحدثة في أيام قليلة خاصة في المشكلات التي تتطلب اتخاذ قرارات عاجلة أما في نظام المعلومات الإدارية فاِن الوقت المستغرق في كتابة البرامج الأزمة لتصميم نماذج جديدة و الحصول على النتائج يكون عادة أطول بكثير من المدى الزمني المناسب لاتخاذ القرار.

4) أن نظام دعم القرارات يقبل التطور و التكيف سواء مع تزايد خبرة متخذ القرار بالموقف أو كرد فعل التغير السريع في الظروف المحيطة بالقرار أما نظم المعلومات الإدارية فتتميز بالثبات و الاستقرار النسبي و عدم المرونة في التكيف مع التغيرات في الموقف أوفى مستوى خبرة وتعلم متخذ القرار .

( رابعا ) عناصر نظام دعم القرارات:-

في التعرف على مكونات نظام دعم القرارات يجب التفرقة بين الهيكل الداخلي للنظام و بين البيئة التي يعمل فيها النظام الهيكل الداخلي للنظام يتكون من أربعة أنظمة فرعية متفاعلة تتلخص فيما يلي :-

0 نظام أدارة البيانات .

0 نظام أدارة النماذج .

0 نظام أدارة المعرفة .

0 واجهة التفاعل مع المستخدم .

أما البيئة المحيطة التي يعمل فيها النظام فتتضمن ثلاثة عناصر

0 قواعد البيانات الأخرى (الداخلية و الخارجية ).

0 الأنظمة الأخرى للمعلومات المبنية على الحاسبات .

0 المستخدمين من متخذي القرارات.

عوامل نجاح نظام دعم القرارات

( 1 ) وجود نظام للحاسب الإلكتروني.

( 2 ) توافر مجموعة من ملفات البيانات المرتبطة بعضها البعض و المخزنة على وسائط

التخزين المختلفة للحاسب .

( 3 ) توافر الأموال اللازمة لتطوير نظام الحاسب المستخدم

( 4 ) أقناع الإدارة بأهمية توافر نظام دعم القرارات .

( 5 ) توافر مجموعة من المديرين على درجة من الكفاءة الإدارية .

( 6 ) التفاعل الدائم بين المديرين في المستويات الإدارية المختلفة .

( 7 ) توافر مجموعة المتخصصين في مجال الحاسبات الإلكترونية .

( 8 ) أن يكون المتخصصين في مجال الحاسبات الالكترونية على دراية تامة بالإعمال الإدارية

للمنشأة .

( 9 ) توافر نظام للتدريب المستمر في المنشأة حتى يتم التفاهم و التعاون الكامل بين المديرين .

خطوات بناء نظام دعم القرارات

( 1 ) تعريف أهداف نظام دعم القرارات .

( 2 ) تحديد الموارد المتاحة .

( 3 ) تحديد القرارات الرئيسية .

( 4 ) تعريف النماذج المعيارية .

( 5 ) وضع الأهداف موضع التنفيذ.

( أ ) تصميم لغات التعامل مع النظام.

( ب ) تصميم نظام معالجة المشكلات.

( ج ) تصميم نظام قاعدة البيانات.

( 6 ) اختبار النظام.

( 7 ) تنفيذ النظام.

( 8 ) تقييم النظام.

( 9 ) أعادة العمليات لتحسين النظام.

تقارير و نماذج نظم دعم القرارات *

1- نموذج التحليل المالي :-

و هو نموذج يستخدم شهريا لحساب البنود الافتتاحية للمركز المالي و قائمة الدخل, و عرض لتطور و نمو المؤسسة خلال عدة سنوات سابقة, كما يمكن الحصول على تحليلات مقارنة عن المؤسسات المنافسة و الصناعة بصفة عامة.

2- نموذج مقابلة الأصول بالخصوم :-

يستخرج شهريا للتعريف بطريقة التمويل و مدى اعتماد المؤسسة على تمويل أصول معينة على خصوم معينة أو حقوق الملكية, وتبيان القروض و الديون المؤجلة و قصيرة الأجل و مواعيد سدادها.

3- نموذج تقييم الأصول المملوكة على أساس قيمتها الحالية :-

يقدم هذا النموذج تقييما شاملا لأصول المملوكة على أساس قيمتها الحالية, وكذلك يعطى بيانات تفصيلية عن أعمار الأصول و خطط تمويلها و تجديدها.

4- نموذج قرارات الشراء أو التأجير :-

يستخدم هذا النموذج عند الحاجة إلى حساب صافى القيمة الحالية للتدفقات النقدية تحت كل بديل عند معدل خصم معين للتعرف على أقل البدائل تكلفة , و يقدم هذا النموذج تحديدا لمعدل الفائدة الذي يتعادل عنده تكلفة كلا من الشراء أو التأجير .

* ارجع إلى كتاب الأستاذ / الدكتور يحيى أبو طالب ص22 إلى ص 24

من صفحات الكتاب ( نظم المعلومات التخطيط - الرقابة – اتخاذ - القرارات )

ان الله لا يضيع اجر من احسن عمل الحمد لله

5- نموذج أرقام المقارنة :-

يقدم هذا النموذج تسهيلات خاصة لعقد مقارنات بيم البدائل الحالية و حساب و مقارنة العائد على الاستثمار لفرص الاستثمارات المتاحة.

6- نموذج التدفق النقدي :-

يستخرج هذا النموذج يوميا لبيان حركة التدفقات النقدية الداخلة و الخارجة و هو يتفاعل مع نظام الموازنة النقدية و يعطى مؤشرات و معدلات يومية عن تغيرات غير مرغوب فيها للعمل على علاجها أولا بأول.

7- نموذج تقييم عمليات الاستثمار:-

يستخدم هذا النموذج لتقييم معدلات الاستثمار المنتظر تنفيذها , و يقوم بحساب التدفقات النقدية المنتظرة و تصنيفها على الفترات الزمنية , كما يقوم بخصم التدفقات النقدية بالمعدل المطلوب تحقيقه على الاستثمار لإيجاد صافى القيمة الحالية , كما يقدم أيضا تحليلات الحساسة التي تقيس تأثير التغيرات التي تحدث لمدى التقدم في تنفيذ المشروعات الاستثمارية وفقا لتوقيتات الخطة.

8- نماذج التنبؤ المرنة :-

تستخرج هذه النماذج شهريا على الأقل , لتحديث البيانات و الخطط بالنتائج الفعلية للتشغيل , اعتمادا على المعدلات الجديدة لحجم الاستثمار, و هذه النماذج تقدم بيانات و معلومات شهرية , كما تقدم عادة تقارير تفصيلية تظهر النتائج السابقة و النتائج الحالية حتى تاريخه , بالإضافة إلى الخطط حتى نهاية العام و العام التالي (شهور التنبؤ) , و النماذج تجيب عن الأسئلة المتعلقة بمؤشرات القياس في حالة تغير الاحتمالات.

9- نماذج تخطيط عمليات الشراء :-

تستخرج لتتبع مراحل تنفيذ عمليات الشراء المتعلقة بالمخزون, وتتبع التغيرات المتعلقة بظروف السوق يوميا و على مدار العام , كما يقدم هذا النموذج البدائل المتاحة مع البيانات و المعلومات التفصيلية المطلوبة.

10- تقارير و نماذج بيانات السوق :-

يستخدم في التنبؤ بالعملاء المرتقبين في الأسواق المختلفة, ويعطى بيانات تفصيلية عن نوعية العملاء من حيث حجم معاملاتهم ومدى انتشارهم, و أي بيانات أو اعتبارات ذات أهمية.

كيفية استخدام القوائم المالية و الغير مالية فى دعم اتخاذ القرارات بالنسبة لتخطيط الانتاج و تخطيط المبيعات ؟

يتم استخدام القوائم الآتية لتخطيط الإنتاج و المبيعات و فيما يلي أهم تلك القوائم المالية :-

1- قائمة الإنتاج و القيمة المضافة.

وترجع أهمية هذه القائمة في اتخاذ القرار أنها توضح الأتي:-

1- إيرادات الاستثمار.

2- المصروفات الإدارية.

3- إيرادات سنوات سابقة.

4- مصروفات سنوات سابقة.

2- قائمة الدخل .

ترجع أهمية هذه القائمة حيث يستفيد منها مستخدم القرار من استبيان البيانات الهامة كالاتى:-

1- إيرادات الاستثمارات.

2- المصروفات الإدارية.

3- إيرادات سنوات سابقة.

4- مصروفات سنوات سابقة.

3- حساب المتاجر.

تعتبر من القوائم الهامة لمتخذ القرار حيث توضح له :-

1- تكلفة إنتاج الوحدات المباعة.

2- التكاليف التسويقية.

3- خدمات مشتراه.

4- حساب الأرباح و الخسائر:-

تعتبر أيضا من أهم القوائم بالنسبة لمتخذ القرار حيث توضح الاتى :-

1- مجمل الربح و الخسائر.

2- المصروفات التمويلية .

3- ضرائب الدخل.

5 - حساب تكلفة الإنتاج المباعة :-

أيضا مهمة لمتخذ القرارات و توضح الاتى :-

1- تكاليف الإنتاج.

2- إيجار عقارات.

و توجد قوائم أخرى بخلاف القوائم السابقة مهمة لمتخذ القرارات وهى:-

1- قائمة حقوق الملكية و توضح :-

- رأس المال المصدر.

- رأس المال المدفوع.

- احتياطات (قانون- نظامي- سندات حكومية-ارتفاع أسعار أصول- رأسمالي-تمويل المشروعات-غير عادى)

2- قائمة توزيع الأرباح و توضح :-

- صافى الربح.

- الأرباح القابلة للتوزيع.

3- قائمة التدفقات النقدية .

وترجع أهميتها لمتخذ القرارات بشأن السيولة المطلوبة خلال الفترات المالية خلال العام لتحديد المدفوعات و المقبوضة لاتخاذ القرار وتنقسم التدفقات النقدية إلى :-

- التدفقات النقدية من النشاط التجاري.

- التدفقات النقدية من النشاط الاستثماري .

- التدفقات النقدية من النشاط التمويلي.

اسألكم الدعاء بظاهر الغيب للمسلمين ارجوكم..........

اللهم آت محمد صلى الله عليه و سلم الوسيلة و الفضيلة و الدرجة الرفيعة العالية و المقام المحمود الذى وعدته

اللهم اعنى على ذكرك و شكرك و حسن عبادتك

اللهم اعجعل قبر ابى و امى روضة من رياض الجنة اللهم وفقهم الى اعمالا تجيب بها دعاءنا

ربنا لك الحمد و منك الحمد و لا حمد إلآ بحمدك

يا الله يا رحمن يا رحيم لا أسألك رض القضاء أسألك اللطف فيه

ختاما

لقد اجرى الله الكريم عادته بكرمه أن من عاش على شيء مات عليه و من مات على شيء بعث عليه

اللهم وفقنا الى أعمال توفقنا بها حسن الخاتمة

اللهم صلى و سلم و بارك على سيدنا محمد قدر حبك لنبيك الكريم و عظيم سلطانك و جلال و جهك الكريم

دعوة للمساعدة

مواضيع مشابهة